Nyheter inom lön

Vi har samlat våra 7 viktigaste tips för att optimera din chans att välja rätt lönesystem.

Hösten är nu i antågande och för många kan det betyda en nystart efter att ha laddat med ny energi under semestern. För många verksamheter betyder även detta starten på ett nytt räkenskapsår – och kanske ett nytt affärssystem. Något annat som hösten kan vara början på? Jo, starten på bytet av ditt lönesystem!

Det kan dock kännas som en övermäktig uppgift att byta system. Att navigera och söka efter det mest optimala systemet för verksamheten kan upplevas krångligt och tidsödande. Var börjar man och vilka är de viktigaste funktionerna som det nya lönesystemet behöver ha?

Nedan ger våra löne- och systemexperter sina 7 främsta tips kring hur du optimerar systembytet:

1. Vad har ni idag och vad behöver ni i framtiden?

Gå igenom och granska nuläget. Ställ upp de skallkrav ni har på det nya lönesystemet. Genom att först specificera vilka systemtekniska krav som behövs i det nya systemet är det lättare att sålla bland den mängd av system som finns på marknaden. Kravspecifikationen får gärna vara detaljerad och vara en utgångspunkt vid kontakt av systemleverantörer. Efter att skallkraven är uppställda kan demos bokas in med de systemleverantörer som uppfyller era krav.

2. Vilka stödfunktioner erbjuds?

Andra viktiga faktorer som bör vara en del av skallkraven är bland annat underhåll, drift, support och utbildning i systemet. Vill ni själva ansvara för uppdateringar och systemförändringar eller vill ni leja ut driften? Ni behöver se nämligen se till så att er verksamhet den tekniska kapacitet som krävs när det kommer till installation och säkerhet.

3. Komplexa processer – made simple?

De moderna löne- och personalsystem som erbjuds idag har flertalet förenklade och automatiserade funktioner. Detta betyder att många tidsödande manuella processer blir allt färre och tid är ju pengar, visst? Vilka funktioner är viktiga för er? Har ni i dagsläget flera system där exempelvis person- och anställningsuppgifter lagras? Erbjuder systemleverantören en helhetslösning så personuppgifter endast behöver lagras på ett ställe? Har löneprogrammet enkla och fullständiga rapportfunktioner? Har systemet möjlighet till smidig hantering av semesterberäkning, lönerevision och retroaktiva löner? Har lönesystemet en inbyggd kontrollfunktion som loggar och flaggar för avvikelser i lönebredningen? Ställ systemleverantören hellre två frågor för mycket än för lite så att viktiga delar i löneprocessen inte går förlorade.

4. Lokalt installerat eller i molnet?

Flexibilitet är A och O i arbetslivet idag. Ska din lönehantering vara lika flexibel som din arbetstid? Då ska du satsa på ett molnbaserat lönesystem på webben. Ett molnbaserat lönesystem ger dessutom också mindre bekymmer med uppdateringar och dylikt eftersom många stödfunktioner likt uppdateringar sker på automatik av systemleverantören. Kan bytet av lönesystem också bidra till att ni skippar manuella löneunderlag och blir fullt ut digitala?

5. Hur ser det ut med integrationer?

I dagsläget erbjuder många systemleverantörer helhetsintegrationer av för-, personal- och lönesystem för att automatisera processen. Har ni skilda för- och lönesystem som ska ”prata med varandra”? Se då till att det går att integrera de med varandra. En viktig aspekt att också ta ställning till att se till så ert nya lönesystem kan integreras med ert eftersystem för bokföring och fakturering.

6. Support och utbildning

Hur ser det ut med support, utbildning och flexibilitet hos systemleverantören? Erbjuder de en supportfunktion i licensen eller debiteras det extra? Erbjuder de webbinar och/eller utbildningar? Gör det tydligt för er själva vilken support och säkerhet ni får tillgång till innan ni ingår partnerskapet.

7. En trygg hand under systembytet?

Har systemleverantören en väl beprövad implementationsprocess? Vad har leverantören och dess konsulter för erfarenheter? Hur väl samspelar systemleverantören med dig som kund under systembytet? Systemleverantören du väljer ska kännas trygg och ska hjälpa samt guida dig genom systembytet både med lägesuppdateringar, expertråd och tips i systemet för att effektivisera just era processer.

Känns det krångligt och invecklat?

Behöver du hjälp med att sålla bland uppsjön av lönesystem eller behöver du bara någon att bolla med? Vi på UCS One Economy har en bred erfarenhet av systemimplementationer i flertalet system och finns behjälpliga för uppsättningar i bland annat Fortnox Lön, Visma Lön 600, Flex HRM och Visma.Net Payroll SE. Dessutom har vi expertis inom lön, ekonomi och HR. Vi förstår dina behov och strävar alltid efter att hitta en systemlösning som passar din verksamhet på bästa möjliga sätt.[/vc_column_text]

Kontakta oss

Affärsområdesansvarig Lön
Lönekonsult
Telefon: 070-995 46 95
E-post:  lina.hoff@ucsone.se[/vc_column_text]

Ska ni anställa sommarjobbare?  

Sommaren närmar sig och många företag är i full gång med att anställa sommarjobbare. Det finns dock en hel del att ha koll på både som arbetsgivare och anställd vid sådana typer av tillfälliga anställningar. För att underlätta har vi sammanställt lite viktig information. 

Skatt 

Den anställde kan arbeta och tjäna sin lön skattefritt förutsatt att hen inte tjänar mer än 22 208 kr. Om så är fallet ska den anställde lämna in denna blankett till arbetsgivaren och löneadministratören. Observera att i det fall denna gräns passeras så dras skatt på hela beloppet. Är man osäker på denna gräns så kan de anställde tillsammans med sin arbetsgivare försöka estimera det intjänade beloppet och istället skicka en begäran om jämkning till skatteverket. 

Semesterersättning

För kortare anställningar än tre månader har den anställde också rätt till semesterersättning. Det måste tydligt framgå både i avtalet och på lönebeskedet om denna är inkluderad i timlönen eller ligger utöver. Finns inte kollektivavtal som reglerar denna gäller semesterlagens regler med 12%. Detta ska också räknas in i intjänandet. 

Sjuklön

Sommarjobbare har rätt till sjuklön vid sjukdom om anställningen är längre än en månad och hen har varit anställd i mer än 14 dagar. 

Personalförmåner

För att personalförmåner ska vara skattefria krävs att de erbjuds all personal, här inkluderas även sommarjobbare.  

Åldern på den anställde avgör hur mycket denne får arbeta. 

13 år till 15 år 

Ungdomar som har fyllt 13 år får ha ett lätt och ofarligt arbete. De får inte lov att utföra tunga lyft eller arbeta i miljöer där det finns risk för våld eller konflikter. De får heller inte arbeta nattetid. För dessa löner betalas full arbetsgivaravgift, d.v.s. 31,42% 

Från 16 år 

Ungdomar som är 15 år och ska fylla 16 under kalenderåret får arbeta åtta timmar per dag. Om det krävs kan de jobba fler timmar per dag men arbetsveckan får inte överstiga 40 timmar och det ska vara minst 12 timmar mellan passen. 

För löner till ungdomar som vid årets ingång fyllt 15 men inte 18 år (dvs för 2023 ungdomar födda 2005–2007) får arbetsgivaravgifterna sättas ned till 10,21%. Reglerna gäller löner och ersättningar upp till 25 000 kr per månad. 

18 och äldre 

För dessa personer gäller samma regler som för vuxna.  

Det innebär att den ordinarie arbetstiden får vara maximalt 40 timmar i veckan. Kräver arbetet mer än 40 timmar ger det rätt till övertidsersättning.  [/vc_column_text]Hjälper vi dig med lönerna idag? Tänk på att vi i så god tid som möjligt vill ha uppgifter på sommarjobbarna samt de eventuella blanketter som gäller för respektive anställd.  

Hjälper vi dig inte med lönerna idag? Det skulle vi gärna göra! Men vi hjälper även till med support om du behöver. Tveka inte att höra av dig! 

Lina Hoff

Affärsområdesansvarig Lön, lönekonsult

070-995 46 95, lina.hoff@ucsone.se[/vc_column_text]

Semesterårsskifte på ingång!

Datum för semesterårsskifte kan variera lite men de allra flesta företag har semesterår den 1/4 – 31/3 eller 1/1 – 31/12. Det är mycket att tänka på när man avslutar ett semesterår för att påbörja nästa och därför vållar det ofta stor oro bland landets löneadministratörer, särskilt om man inte har någon att rådfråga.  

• Har alla anställda rätt semesterinställningar? 
• Har all semesterlönegrundande- och icke semesterlönegrundande frånvaro registrerats korrekt?
• Behöver den faktiska sysselsättningsgraden justeras?  
• Har den anställde fått ändrad semesterrätt?  
• Finns det dagar som passerat bäst-före-datum (som alltså är mer än 5 år gamla) som nu ska betalas ut? Vad gäller enligt ert kollektivavtal?  
• Ska semestersättning på rörliga lönedelar betalas ut? Eller, när gör man det?  
• Har den anställde fått information om att förskottsdagar och obetald semester försvinner i och med semesterårsskiftet?   

Känner du igen dig? 

Vi hjälper dig gärna! Oavsett om du har avtal med oss sedan tidigare eller inte så kan vi komma ut till just ditt företag och hjälpa dig med semesterårsskiftet. Men låt inte avståndet vara avgörande, vi kan även hjälpa till på distans. Tveka inte att höra av dig till oss så kan vi prata om hur det skulle fungera för just dig!   

Lina Hoff
Affärsområdesansvarig Lön, lönekonsult

070-995 46 95,lina.hoff@ucsone.se[/vc_column_text]

Digitalisera din pensionsadministration tillsammans med oss!

Vi har många kunder som tycker att det här med pension både är svårt och tråkigt och därför helt har överlåtit all sådan administration till oss. Vi tycker tvärt om att pensioner är intressant och tar gärna hand om detta åt dig!

Har du dina lönetjänster hos oss idag och känner att du gärna skulle slippa den extra kostnaden för månatlig pensionsadministration? Bestäm dig då för att låta oss gör detta innan den 28:e februari så bakar vi in det i din ordinarie kostnad för lönehanteringen under ett halvår, helt utan bindningstid! Vi sparar dig tid och energi och dessutom är det gratis i 6 månader*. Självklart gäller detta erbjudande även nya lönekunder.

Om du redan är kund hos oss så kontaktar du din lönekonsult för att ta del av erbjudandet. Nya kunder tar enklast del av erbjudandet genom att följa kontaktuppgifterna nedan.

*Gäller administration som tar max 1 timme /månad, all tid utöver går mot ordinarie löpande taxa. Efter 6 månader sköts allt mot ordinarie löpande taxa.

Nya ITP-regler 

Visste du förresten att reglerna för intjänandet till ITP1 ändrades nu den 1/1 2023? Svenskt näringsliv och PTK har kommit överens om att höja högsta intjänandeåldern från 65 till 66 år, utan krav på särskild överenskommelse mellan arbetsgivare och anställd.  Har man ITP2 däremot gäller fortsatt gränsen på 65 år och särskild överenskommelse krävs för fortsatt intjänande efter 65 års ålder. 

Sjukpensionen ändras också till 66 års ålder både för ITP1 och ITP2 men gäller endast nya sjukfall efter 1/1 2023. Har man tidigare haft sjukpension gäller 65-årsgränsen.   

Åldersgränsen för familjeskydd och TGL ändras också från första januari. Familjeskydd kan ingå i din tjänstepension men är i så fall ett val du gör själv.  Familjeskydd innebär att din familj får del av din intjänade ITP månadsvis om du skulle gå bort innan du går i pension. TGL däremot ingår automatiskt i din ITP och innebär att ett engångsbelopp utbetalas till din familj om du avlider innan du går i pension.  

Vill du veta mer finns massor med information på Alecta och Collectum.  

Lina Hoff
Affärsområdesansvarig Lön
070-995 46 95, lina.hoff@ucsone.se[/vc_column_text]

Du kommer väl ihåg att lämna in kvittona för friskvårdsbidraget innan det är försent?

Nu när året börjar gå mot sitt slut kommer många frågor till oss gällande den skattefria friskvårdsersättningen. Eftersom det finns lite att hålla reda på så kommer här en liten uppfräschning och påminnelse. 

För att dina friskvårdskostnader för året ska kunna räknas till 2022 års friskvårdsbidrag måste det utbetalas senast på decemberlönen. För friskvårdskostnader som gäller 2022 men lämnas in efter årsskiftet eller efter att decemberlönen skickats ut kan man få det utbetalt i januari men då dras det på 2023 års friskvårdsbidrag. Viktigt att tänka på är också att du enbart kan få utbetalt för friskvårdskostnader som är betalade under den tid som du varit anställd.

Friskvårdsbidraget är en skattefri förmån på maximalt 5000 kr per anställd och kalenderår. Men arbetsgivaren väljer själv vilken summa som de vill erbjuda sina medarbetare.   

Sedan en tid tillbaka har Skatteverket tagit bort listan över godkända aktiviteter för friskvårdsersättning. Dock finns det riktlinjer att ta hänsyn till: 

• Du får använda friskvårdsbidraget till enklare aktiviteter med inslag av motion eller för behandling som är avstressande eller motverkar ömhet och stelhet. Du kan också använda det till kostrådgivning och rådgivning i samband med rökavvänjning. 
• Du får inte använda friskvårdsbidraget för att hyra eller köpa utrustning. 
• Du får inte använda friskvårdsbidraget för medlemsavgifter, teorikurser, diplom, hälsovård, sjukvård eller skönhetsvård. 

Grundläggande för bidraget är att det riktar sig till samtliga medarbetare och att de blir erbjudna samma summa i friskvårdsbidrag för att förmånen ska förbli skattefri. Friskvårdsbidraget blir inte bara skattepliktigt för personen med det avvikande friskvårdsbidraget, utan för samtliga medarbetare i företaget. För aktiviteter utan inslag av motion, till exempel massage, får aktiviteten kosta maximalt 1 000 kronor per tillfälle. [/vc_column_text]

Har du frågor angående årets friskvårdsbidrag? 

Välkommen att kontakta oss eller läs mer om våra tjänster!

Lina Hoff
Affärsområdesansvarig Lön
070-995 46 95, lina.hoff@ucsone.se[/vc_column_text]